Como fazer um cronograma – dicas, passo a passo

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Como fazer um cronograma – Fazer um cronograma para alinhar as atividades e tarefas que devem ser realizadas gradualmente é uma prática comum, seja na vida pessoal ou até mesmo na profissional. O cronograma geralmente está atrelado a um projeto. Veja como é fácil elaborar um cronograma!

O que é um cronograma

No caso da vida pessoal, se o seu projeto é comprar uma casa, pode criar um cronograma de etapas, desde o momento que se junta o montante do valor, a escolha do imóvel, aos reparos, burocracias, etc. Mas isso é apenas um simples exemplo. Nas empresas e instituições profissionais, o cronograma é aquele que delimita as atividades realizadas pelas pessoas por etapas, sendo que pode envolver uma, mais pessoas ou uma equipe inteira. Ele serve para que o projeto fique dentro do prazo determinado – cronograma, bem como a origem da palavra, tem sempre a ver com o tempo.

cronograma

Trata-se, então, da programação das atividades que é realizada com o objetivo de otimizar a produção das entregas de cada etapa do projeto. Um cronograma deve ainda supor as contingências e obstáculos, para que assim seja determinado tempo hábil para se organizar as atividades.

Contudo, é importante dizer que o cronograma não é um plano de projeto. É comum as pessoas se confundirem com estes dois termos. O cronograma faz parte do plano de projeto, sendo este mais detalhado quanto as atividades, objetivos, público-alvo, etc.

Como fazer um cronograma

Você pode realizar um cronograma a mão, em editores de texto como o Word, em planilhas e Templates prontos – na internet eles são abundantes – ou ainda fazer uso de aplicativos que ajudam a criar a estrutura do cronograma. Há muitos formatos de cronograma também – o ideal é que se opte pela simplicidade e clareza, com um layout organizado e detalhes fáceis de serem consultados.

Consulte o escopo do projeto para iniciar o cronograma

Primeiramente, defina qual será o escopo do projeto para depois criar o seu cronograma. Em se tratando das rotinas administrativas da empresa, é preciso consultar os detalhes no plano do projeto ou no termo de abertura do projeto. É importante dizer que, para atingir seus objetivos, os projetos entregam produtos, serviços ou resultados únicos. É preciso definir bem o escopo do projeto e do produto para poder planejar como fazê-lo – definir as atividades, tarefas, prazos e envolvidos em um cronograma.

Seja realista quanto aos prazos do cronograma

Calcule as estimativas de necessidade dos recursos, pessoal envolvido, prazos acordados e contingências. Caso venha a estipular estimativas irreais, as tarefas serão cumpridas. Defina datas possíveis para cada atividade.

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– Defina cada etapa conforme o necessário apresentado no escopo do projeto.

– Defina tarefas e subtarefas com datas explícitas, pessoas envolvidas, recursos necessários – com tempo de abertura e conclusão da tarefa.

– Utilize tabelas e planilhas se preferir.

– Faça registros periódicos de cada ação executada.

– Utilize cores para tarefas iniciadas, concluídas, em andamento ou não iniciadas – facilita a visualização.

– Sempre que um imprevisto ocorrer, redirecione a tarefa para que possa ser cumprida em tempo útil.

Utilize um aplicativo ou software

Há muitos aplicativos, sites e softwares para desenvolver cronogramas e até mesmo projetos inteiros. Se você precisa de uma planilha simples, encontrará entre os modelos do Office (veja aqui os modelos prontos gratuitos para baixar) no Microsoft Word. No Microsoft Excel, há muitos modelos de planilhas que você pode adaptar o seu projeto. Pode ainda utilizar aplicativos e sites com sistema de gerenciamento de projeto como o Evernote e o Wrike. Estes são indicados para cronogramas simples.

Em empresas, é comum o gerenciamento de projetos ter mais de 500 tarefas em um cronograma, e isso exige um programa de maior competência. Neste caso, você pode utilizar programas como Oracle Primavera, MS-Project, Open Proj, Gatt Projetc, CA Clarity. etc. E para isso, será preciso conhecer bem as funcionalidades de cada ferramenta

Manutenção do cronograma

Para gerenciar melhor o tempo, faça uma análise frequente do seu cronograma. Não há problemas se você conseguir antecipar tarefas se possível, mas não deixe que atrasem, verificando o cronograma continuamente.

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